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Cómo optimizar a tu personal: consejos simples para un equipo más fuerte

by Digital Skyweb
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Tus empleados son el corazón de tu negocio. Cuando ellos trabajan bien, todo funciona mejor. Pero ¿cómo ayudarlos a dar lo mejor sin que se sientan agotados? En esta guía te mostramos formas sencillas de optimizar a tu personal para que estén felices, motivados y sean más productivos.

Por Qué Es Importante Optimizar a Tu Personal

Cuando tu equipo está bien organizado:

  • El trabajo se hace más rápido y con mejor calidad

  • Las personas se sienten más felices en su trabajo

  • Ahorras tiempo y dinero

  • Hay mejor trabajo en equipo

  • Tu negocio crece

Veamos cómo lograrlo.

1. Sé Claro con los Objetivos y Expectativas

Todos trabajan mejor cuando saben qué se espera de ellos. Asegúrate de que tu equipo sepa:

  • Cuál es su función

  • Cómo su trabajo ayuda a la empresa

  • Qué significa tener éxito en su puesto

Esto evita confusiones y mantiene a todos en el mismo camino.

2. Aprovecha las Fortalezas de Cada Persona

Cada persona es buena en diferentes cosas. Conoce a tu equipo:

  • Descubre en qué son buenos

  • Qué disfrutan hacer

  • Qué quieren aprender o mejorar

Cuando hacen lo que les gusta y se les da bien, trabajan mejor.

3. Ofrece Capacitación y Crecimiento

No dejes que tu equipo se sienta estancado. Ayúdalos a crecer ofreciendo:

  • Cursos o entrenamientos

  • Nuevos retos o responsabilidades

  • Oportunidades para aprender cosas nuevas

Un empleado que crece aporta más y se siente más valorado.

4. Simplifica los Procesos

A veces el problema no es la persona, sino las herramientas o procesos. Revisa cómo se trabaja:

  • ¿Podemos hacer esto más fácil?

  • ¿Estamos usando la mejor tecnología?

  • ¿Podemos automatizar tareas repetitivas?

Mejores herramientas = más productividad y menos estrés.

5. Promueve la Comunicación Abierta

Hablar abiertamente ayuda a prevenir problemas. Anima a tu equipo a:

  • Compartir ideas o inquietudes

  • Hacer preguntas

  • Dar y recibir retroalimentación

Escúchalos. Cuando se sienten escuchados, dan lo mejor de sí.

6. Crea un Ambiente Positivo

Un ambiente sano y agradable mejora el trabajo. Puedes lograrlo:

  • Ofreciendo horarios flexibles si es posible

  • Reconociendo el buen trabajo

  • Fomentando el equilibrio entre trabajo y vida personal

  • Promoviendo el respeto y la colaboración

Empleados felices = mejor rendimiento.

7. Delegar de Forma Inteligente

No intentes hacerlo todo tú. Confía en tu equipo. Asigna tareas según habilidades y experiencia. Delegar bien:

  • Fortalece la confianza

  • Da espacio para aprender

  • Te libera tiempo como líder

8. Evalúa y Mejora Constantemente

Haz seguimientos frecuentes. Observa:

  • La calidad del trabajo

  • Cómo se siente el equipo

  • Qué dicen los clientes

Usa esa información para hacer ajustes y seguir mejorando.

9. Fomenta el Trabajo en Equipo

El trabajo colaborativo da mejores resultados. Motiva a tu equipo a:

  • Compartir ideas

  • Trabajar juntos en proyectos

  • Conocerse y apoyarse

La unión del equipo es clave para el éxito.

10. Cuida el Bienestar del Equipo

Un empleado sano es más productivo. Ayúdalos a:

  • Tomar descansos

  • No trabajar en exceso

  • Hablar sobre estrés o preocupaciones

  • Cuidar su salud física y mental

Un equipo cuidado es un equipo fuerte.

Conclusión

Optimizar a tu personal no significa exigir más, sino ayudarlos a trabajar mejor. Con las herramientas, el apoyo y el ambiente adecuado, tu equipo puede lograr grandes cosas.

Empieza con pequeños cambios. Verás cómo mejora el ambiente laboral y los resultados.

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Staffing for Business Processes​
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Optimizar el personal por proyecto: una forma más inteligente de escalar y tener éxito

by Digital Skyweb
written by Digital Skyweb

One crucial element that often determines whether a project is successfully completed or delayed: the right staff for the task. The ability to assign the right number and type of staff to each project can determine the success or failure of its schedule, budget, and overall quality, whether you work for a large construction company or a software startup.

At Linnoit, we recognize that effective workforce planning is a strategic decision that affects all levels of your business and is not limited to a logistical task. This blog will explore the importance of determining how many people are needed for each project , how to best organize your team, and how Linnoit’s project management platform helps companies allocate workers more efficiently.

What does «Staff per Project» mean?

The term «Project Personnel» essentially refers to the number and type of human resources assigned to a given project. This includes:

  • Core team members, such as project managers, engineers, and designers
  • Support positions (such as compliance officers, quality assessors, and administrative staff)
  • Consultants, contractors or independent contractors
  • Cross-functional or part-time team members

The goal is to align the optimal team composition with the project’s scope, budget, and schedule. Are staff understaffed? Are deadlines missed? Too many? Are prices skyrocketing?

Why project staff optimization is important for profitability

Overhead costs increase with each team member. While understaffing causes burnout and missed deadlines, overstaffing wastes resources. Maintaining a lean workforce without compromising performance is possible by allocating staff to each project.

Quality control

Is the kitchen overstaffed? This poses a real risk. An overly large team can lead to inconsistencies, communication silos, and duplication of tasks. Conversely, a balanced staffing mix improves quality control and accountability.

Speed ​​of delivery

Your projects will move faster if the right number of people are doing the right tasks. Agile teams respond more quickly, make decisions more quickly, and adapt to changes more effectively.

Team spirit

Overworked employees burn out. Underutilized workers lose interest. Maintaining the right staff balance keeps everyone motivated, engaged, and productive. The Linnoit Method: Smart, Scalable Project Staffing

At Linnoit, we use automation, real-time data, and predictive analytics to help companies strategically manage their workforce for each project. With our platform, you can:

  • View team capacity
  • Connect skills to project requirements
  • Monitor resource usage
  • Calculate staff shortages and surpluses.
  • No more speculation. Just make smart decisions.

Key considerations for staff on each project

Project type

An ERP migration project may require more than 20 team members from IT, finance, and operations, but a short-term creative campaign may require a close-knit group of 4 to 5 professionals.

Skill specialization

You may need fewer people with more specialized experience, but the cost per resource or seniority may be higher. Linnoit helps you align internal skills inventories with project requirements.

Multifunctional requirements

Today, projects are rarely limited to a single department. Whether it’s customer success, design, marketing, or regulatory compliance, cross-functional collaboration should be reflected in your staffing plan.

Project life cycle stage

Analysts and strategists may be needed in the initial stages (planning, discovery). Developers, builders, or creatives are needed for the intermediate phases. Support, reviewers, and testers are useful in later phases. Employees must adapt to each phase, not just the project.

Typical mistakes

Project orientation: Personnel planning instead of quantification

When assigning team members, many managers still rely on intuition rather than statistics. To turn this into a science rather than a mere guess, Linnoit incorporates predictive analytics and data from past projects.

Overlapping roles

When two people are assigned the same work, confusion and conflict arise. Our technology reduces duplication by showing accurate role and time assignments.

Ignore availability

People can be assigned to multiple tasks, training, or vacations. Linnoit’s availability tracker ensures you don’t double-book your talent.

No scalability plan

Projects change over time. Your staffing strategy should too. As your project grows, you can modify your staffing plans with the help of Linnoit’s dynamic dashboards. How Linnoit helps you get the right staff for every project

Visualizing resources in real time

In a single dashboard, see who’s doing what, when, and for how long.

Skills-based assignment

To find the ideal candidate, review your internal talent pool based on their qualifications, experience, or talents.

Utilization measures

Evaluate the effectiveness of each team member and adjust staffing between projects accordingly.

Planning scenarios

Before committing, test different team configurations. Examine the effects of adding or removing a resource on budget, schedule, and quality.

Connectivity with project management and HR tools

To maintain alignment, Linnoit integrates with Jira, Slack, Asana, and your human resources information system (HRIS).

Ways to optimize your staff based on your current project plan

Examine your team’s skills

Create a dynamic database of internal capabilities.

Include a time frame

No one works at their best all the time. Schedule meetings, sick days, and breaks.

Embrace agile staffing

As project needs change, adjust the workforce. Reassignment isn’t something you should fear.

Examine past information

What was required for comparable initiatives in the past? Make better predictions using that information.

Use Castles

Make better, faster, and more confident hiring decisions using our intelligent platform.

Conclusions

Project staffing has its own unique personality, and selecting the right staff for a given project involves more than simple calculations. It involves aligning goals, competencies, and skills to maximize your team’s potential. At Linnoit, we believe that companies should be able to grow without wasting resources, operate without turbulence, and lead without boundaries. Are you ready to staff your next project as efficiently as possible?

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Consultores en procesos
Procesos de Negocio

Consultoría de Procesos de Negocio: Los Consultores de Procesos impulsan la excelencia operativa

by Digital Skyweb
written by Digital Skyweb

En el panorama empresarial altamente competitivo de hoy, las organizaciones buscan constantemente formas de mejorar la eficiencia, reducir los costos y mejorar su desempeño general. Un área clave a estudiar para desbloquear estos objetivos, es la optimización de procesos comerciales. Sin embargo, las complejidades involucradas en la optimización de procesos comerciales a menudo pueden ser abrumadoras, por lo que muchas empresas recurren a servicios de consultoría de procesos comerciales. Los consultores de procesos son expertos en identificar, analizar y mejorar los flujos de trabajo de una organización, lo que ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos estratégicos más rápido y con mayor precisión.

En esta publicación del blog, exploraremos el papel de la consultoría de procesos comerciales, cómo los consultores de procesos agregan valor y por qué las empresas necesitan contratar a estos profesionales para el éxito a largo plazo.

Consultoría de procesos comerciales

La consultoría de procesos comerciales es un servicio especializado en el que los consultores externos evalúan, diseñan e implementan estrategias para mejorar los procesos internos de una organización. El objetivo es agilizar los flujos de trabajo, eliminar ineficiencias y crear sistemas que sean ágiles y adaptables a los cambios del mercado.

Los consultores de procesos utilizan una combinación de herramientas, metodologías y marcos como Lean Six Sigma, BPMN, Business Process Reengineering (BPR) y Agile para evaluar el estado actual de las operaciones y desarrollar recomendaciones de mejora. Estos consultores pueden trabajar en una amplia gama de industrias, incluidas las finanzas, la atención médica, la fabricación, el comercio minorista y la tecnología.

Por qué es importante la consultoría de procesos de negocios

Optimización de recursos

Los procesos de negocios son la columna vertebral de cualquier organización. Determinan cómo se asignan los recursos, cómo se realizan las tareas y cómo trabajan juntos los empleados. A menudo, las empresas se enfrentan a cuellos de botella, redundancia o desalineación de los procesos que consumen tiempo y recursos. Los consultores de procesos evalúan estas ineficiencias y desarrollan flujos de trabajo optimizados que mejoran la asignación general de recursos, asegurando que cada aspecto de la empresa funcione en armonía.

Al optimizar los procesos, las empresas pueden ahorrar tiempo y dinero. Por ejemplo, una empresa de fabricación que anteriormente experimentaba retrasos frecuentes en la producción debido a una mala programación puede trabajar con un consultor de procesos para introducir un sistema más eficiente, reduciendo el tiempo de inactividad y aumentando el rendimiento. Mejor experiencia del cliente

En el mundo acelerado de hoy, la experiencia del cliente (CX) es un diferenciador clave. Los clientes esperan que las empresas sean receptivas, confiables y eficientes. Una forma de garantizar una CX superior es optimizar los procesos internos para brindar servicios más rápidos, precisos y con menos errores. Los consultores de procesos trabajan con las empresas para identificar las brechas de proceso que afectan negativamente a la CX y ayudan a diseñar flujos de trabajo optimizados que mejoren las interacciones con los clientes.

Por ejemplo, en un negocio de comercio electrónico, el cumplimiento lento de los pedidos o la gestión inexacta del inventario pueden generar insatisfacción del cliente. Un consultor de procesos puede analizar el proceso desde el pedido hasta el envío y recomendar cambios que mejoren la velocidad, reduzcan los errores y, en última instancia, mejoren la experiencia del cliente.

Mitigación de riesgos

Los procesos ineficientes pueden generar mayores riesgos en términos de cumplimiento, control de calidad y seguridad. Cuando los procesos no están estandarizados o bien documentados, las organizaciones tienen más probabilidades de enfrentar problemas legales, violaciones de datos o problemas de calidad que pueden dañar su reputación e incurrir en fuertes multas.

Los consultores de procesos identifican áreas de vulnerabilidad dentro de los procesos de una organización y recomiendan mejoras para mitigar los riesgos. También pueden ayudar a establecer procedimientos operativos estándar (SOP), que garantizan que las operaciones se realicen de manera consistente y dentro de los requisitos regulatorios. Al hacerlo, las empresas pueden evitar costosas disputas legales y contratiempos operativos.

Fomento de la innovación

En una era en la que la transformación digital está a la vanguardia, la innovación es crucial para la supervivencia empresarial. Los consultores de procesos no solo se centran en las ineficiencias actuales; también buscan oportunidades para introducir nuevas tecnologías, metodologías y formas de pensar. Al rediseñar los procesos, pueden ayudar a las empresas a implementar la automatización, la inteligencia artificial (IA) y otras tecnologías de vanguardia que fomenten la innovación.

Por ejemplo, en una institución financiera, un consultor de procesos podría introducir la automatización robótica de procesos (RPA) para manejar tareas repetitivas como la entrada de datos. Esto libera a los empleados para que se concentren en actividades más estratégicas, lo que en última instancia conduce a una mayor innovación y mejores resultados comerciales.

Funciones y responsabilidades clave de los consultores de procesos

Los consultores de procesos aportan una gran cantidad de conocimientos, pero su éxito depende de su capacidad para desempeñar funciones y responsabilidades específicas de manera eficaz. Entre ellos se incluyen:

Mapeo y análisis de procesos

La primera tarea de un consultor de procesos es comprender el estado actual de las operaciones comerciales. Esto implica mapear los procesos existentes mediante diagramas de flujo, diagramas o modelos de procesos.

Rediseño de procesos

La segunda tarea de un consultor de procesos es la de redefinir algunas tareas y rediseñar algunas funciones tecnológicas y humanas que ayuden a incrementar la eficiencia de las operaciones comerciales. Esto implica mapear los procesos o modelar los procesos que deben reflejar las propuestas de mejora en términos humanos, tecnológicos y de prácticas.

Implementación de procesos rediseñados

La última tarea de un consultor de procesos es la de apoyar en la implementación de la propuesta de mejora del proceso comercial. Aquí su colaboración junto con el personal de TI, Recursos Humanos, Dueño del Proceso y Gestión del Cambio ayudará a la transición y correcta ejecución de las operaciones comerciales mejoradas, o bien, de cualquier proceso de negocio con el que se haya trabajado.

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mala gestion del cambio en proyecto rpa | Linnoit
Artículos Procesos de InformaciónArtículos Transformación Empresarial

Deficiente gestión del cambio en los roles y personas participantes

by Pablo Nava
written by Pablo Nava

La implementación de una tecnología RPA genera un ambiente de confusión, negación y temores ante el desconocimiento del grado de automatización pretendido por la organización. El éxito del mismo dependerá de la ejecución de la gestión del cambio.

La importancia de la gestión del cambio en los proyectos de RPA

Actualmente las organizaciones evolucionan su gestión a pasos agigantados. Es común hoy en día ver proyectos de automatización usando plataformas de RPA pero no es común ver una gestión del cambio acorde al reto.

La permanencia de una economía globalizada e interconectada, genera cambios continuos tales como: 

  • Nuevas condiciones de mercado
  • Nuevas tecnologías
  • Variaciones en la demanda de los clientes
  • Costos de insumos 
  • Mayor competencia

Como resultado, estos puntos definen si una compañía se adapta y sigue en el negocio, o muere en el intento. Forzándola con ello a innovar.

RPA y la Gestión del Cambio

Como consecuencia de la evolución de nuevas tecnologías emergentes que las compañías adoptan en sus operaciones, con el fin de realizar actividades rutinarias a través de una interfaz gráfica de usuario, de una manera similar a como lo haría un ser humano (mimic), en este caso estamos hablando de RPA (Robotic Process Automation).

Las empresas compiten constantemente a nivel nacional e internacional con el fin de ofrecer costos de producción más bajos y mayor calidad en productos o servicios. Es por ello que, adoptan el uso de esta tecnología de RPA pero descuidan la gestión del cambio. Lo cual puede generar problemas de coordinación personal o departamental de los involucrados en los procesos a automatizar 

Como resultado, se genera un ambiente de confusión, negación y temores  ante el desconocimiento de la tecnología RPA a implementar. Por lo que se corre el riesgo de tener información imprecisa, una baja participación e involucramiento de los actores y horas de programación RPA desperdiciadas.

Elementos indispensables para la gestión de cambio en proyectos RPA

El proceso del cambio en cada uno de los departamentos involucrados es complicado ya que todas las personas muestran reacciones diferentes. Pero el cambio es inevitable, por lo que hay que tratar de acostumbrarse a él, sacar el mayor provecho posible y ser más competente ante los demás.

Para poder llevar a cabo las diferentes fases con una buena planificación y gestión de un proyecto de transformación, es necesario contar con los siguientes elementos para la gestión del cambio: creación de equipos de trabajo, sistemas de comunicación, cultura organizacional, liderazgo, claridad de objetivos, medición del rendimiento, aprendizaje continuo, reconocimientos y recompensas. 

La mayoría de los problemas que se presentan en este tipo de proyectos están relacionados con una incorrecta gestión de la comunicación interdepartamental, ya que, se generan conflictos y situaciones que dañan la eficiencia, la productividad y el clima laboral. 

Al no actuar a tiempo en este tipo de circunstancias terminarán por afectar los objetivos de negocio y beneficios de la organización, así como a su comunicación, reputación e imagen de la empresa.

Es responsabilidad del líder del proyecto o del sponsor del mismo, reconocer las dificultades que se presenten durante cada fase del proyecto. Así, la dirección deberá intervenir y mejorar este tipo de problemas, siempre en coordinación con otros departamentos, ya que eso mejora la comunicación y la confianza, aumentando la flexibilidad ante nuevos requerimientos.

Conclusiones

PARA SEGUIR LEYENDO

Canales de comunicación inadecuados en proyectos de RPA (2/7)

Criterios de éxito mal definidos en un proyecto de RPA (4/7)

Automatizar actividades que no son económicamente viables o cuyo grado de complejidad es muy elevado (5/7)

Bibliografía

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automatizar actividades no viables - linnoit
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Automatizar actividades que no son económicamente viables o cuyo grado de complejidad es muy elevado

by Pablo Nava
written by Pablo Nava

La era digital y el liderazgo en la adopción de tecnologías emergentes ha despejado el camino para nuevos motores de crecimiento que prometen revolucionar industrias y elevar la productividad en sus procesos de negocio, gestionando de manera correcta, dinámica y eficiente sus operaciones.

Infraestructura Tecnológica

En un escenario altamente competitivo para las industrias, es fundamental para ellos el no perder el tiempo en tareas repetitivas, que, si bien son necesarias, no siempre aportan valor al negocio. Los efectos causados por la pandemia del Covid-19 no tiene precedentes, principalmente en el mundo empresarial. De tal forma que muchas organizaciones han tenido que recurrir al uso acelerado de nuevas herramientas tecnológicas que hacen más eficientes sus procesos y/o operaciones diarias, esto nos hace dar cuenta que las empresas con una mejor infraestructura tecnológica suelen estar mejor preparadas para afrontar desafíos inmediatos a corto, mediano y largo plazo. Aunque la adopción de estas nuevas tecnologías toma su tiempo, los beneficios a largo plazo son contundentes. Una buena infraestructura tecnológica consolidada, segura y de calidad garantiza que todos los procesos de negocio puedan realizarse de forma eficiente y continua, aportando agilidad a la hora de aplicar soluciones de cualquier índole.

Complejidad en Procesos de Automatización

Los procesos extremadamente simples o con baja frecuencia de ejecución, muchas veces no son los mejores candidatos para la automatización. A pesar de las posibilidades de mejoras, el esfuerzo que precisa ser aplicado para automatizar procesos con esas características, pueden no valer la pena. También es necesario tener en cuenta la complejidad de cada uno de los procesos a elegir, ya que no son solo para automatizar, sino que, estos deben de ser implantados para que funcionen y sobre todo darle valor al negocio. Muchas de las organizaciones tienden a automatizar procesos con estas características y con cambios limitados, esto a su vez genera una visión no muy clara de lo que se está a punto de hacer. También automatizar grandes procesos con una gran cantidad de tareas es otro de los errores que se suele cometer, ya que por la magnitud del proceso es difícil integrarlo a una sola etapa. En su lugar es necesario dividir el proceso en partes pequeñas, es decir, generando varias fases como subprocesos, de tal manera que se puedan automatizar en un tiempo determinado. Antes de tomar una decisión de lo que puede automatizarse, primero se debe de comprender completamente el proceso y/o las tareas que la integran.

Valoración del Proyecto RPA

Otro de los casos que se presentan en este tipo de proyectos, son los costos altísimos de automatización que sobrepasan los beneficios esperados. Por lo cual es necesario evaluar bien los procesos, pues en estos casos el retorno sobre la inversión es muy bajo, y por consecuente la automatización se vuelve inviable. Llevar a cabo una evaluación de cada proceso es de vital importancia, porque de esta manera se puede tomar la decisión de si es viable automatizar un proceso o no. Mientras más procesos queramos automatizar con una gran complejidad, más tiempo llevara en documentarlas en su fase final, por lo tanto, se volverán más complejas de explicar y por ende generar errores al momento de su ejecución. Lo recomendable es partir de una solución mínima razonable para cada uno de los procesos a implementar, utilizando lecciones aprendidas que van dejando en cada una de las fases, aplicando ciclos interactivos de mejora continua. Si al final es necesario llegar a una solución compleja, que se tenía presente al comienzo, de igual manera se va a llegar, un poco lento, pero con una mayor seguridad de los resultados.

Conclusiones

Hoy día la automatización de procesos se ha vuelto un requisito indispensable para la sobrevivencia de las empresas, por lo tanto, implementarla es una excelente idea de obtener muchos beneficios, sin embargo, no siempre es viable y soluciona todos los problemas, por ello se debe de llevar a cabo de manera cuidadosa, planificada y bien elaborada para poder llevar a cabo el negocio a otro nivel, en la dirección correcta y evitando errores que arruinen el éxito del proyecto.

Para seguir leyendo:

Criterios de éxito mal definidos en un proyecto de RPA (4/7)

Falta de visión y ambición en proyectos de automatización con RPA (6/7)

Falta de preparación en Arquitectura Tecnológica robusta (7/7)

Bibliografía:

https://www.imf.org/external/pubs/ft/fandd/spa/2021/03/pdf/international-cooperation-and-the-digital-economy-garcia.pdf

https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/mx/Documents/strategy/Automatizacion_Robótica_Procesos.pdf

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riesgo operativo en instituciones financieras | Linnoit
Procesos de Negocio

Riesgos operacionales en las entidades financieras

by Pablo Nava
written by Pablo Nava

Cuando hablamos de riesgos operacionales en entidades financieras, nos referimos a cómo la economía empresarial influye en cada una de ellas dependiendo del estado actual de sus riesgos operacionales.

¿Qué son los riesgos operacionales en las entidades financieras?

En las últimas décadas la industria financiera ha estado en numerosos escándalos de mala conducta publicitados por diferentes medios informativos. Altamente perjudiciales para grandes y pequeños grupos financieros.

Como resultado de estas situaciones, el mejoramiento de la conducta de los sistemas financieros está siempre observado por diversos actores. Por esta razón toda actividad que deriva de la gestión financiera implica tomar decisiones y realizar acciones sujetas a error. Generando como consecuencia, potenciales perdidas para la entidad, pudiendo desembocar en catástrofe o multas por los organismos reguladores.

Pero ¿Qué es el Riesgo Operacional? En el sistema financiero se entiende como Riesgo Operacional a la posibilidad de ocurrencia de pérdidas financieras por deficiencias o fallas en sus procesos internos, derivados de sus tecnologías de  información, deficiencias en sus procesos operativos, errores humanos intencionales y no intencionales o por la ocurrencia de eventos externos adversos.

Procesos de Negocio y Gestión del Riesgo

Está claro que las entidades financieras se centren en implementar sistemas que permitan una correcta gestión del riesgo operacional, de las cuales pueden destacar las auditorías internas a sus procesos. Lo anterior permite comprobar que los Procesos de Negocio y Procesos de Información se estén realizando de manera correcta e identificar posibles errores que deriven en problemas futuros.

Las estrategias están basadas de acuerdo con su objeto social, tamaño, naturaleza y complejidad de operaciones, por lo tanto, cada entidad financiera debe de contar con un sistema que evite fraudes internos y minimice riesgos operativos. La difícil gestión de este último tema genera una gran pérdida de confianza por parte de sus usuarios, por ello se debe monitorear la dinámica de manera más cercana.

¿Cómo mitigar el riesgo operacional?

Un gran paso hacia este logro es la de mejorar la calidad y confiabilidad de los datos internos, el mayor valor gira alrededor de patrones y correlaciones en los datos y la inteligencia predictiva, así como el de usar herramientas cognitivas de aprendizaje de máquina y analíticas para identificar acumulaciones peligrosas de riesgo potencial.

La automatización de procesos bancarios es muy importante en este dominio, ya que la infraestructura con la que debe de contar un banco para la administración de riesgos operacionales es la de aprovechar los flujos de trabajo automatizados, con el fin de monitorear continuamente los problemas emergentes y asegurar que las personas correctas reciban la información correcta de manera oportuna, permitiendo responder rápido y efectivamente a situaciones cotidianas o inesperadas.

En el sistema Bancario Mexicano se han presentado en las últimas décadas numerosos escándalos financieros por fraudes. Manejos irregulares que han empañado el prestigio del sistema bancario durante los últimos 20 años. Ahora está claro porque cada vez se generan nuevas y desarrolladas metodologías que permiten llevar un mejor control.

La búsqueda de la reducción del riesgo es un reto que afrontan todas las entidades financieras en el mundo. De ello resulta que sean supervisadas por instituciones reguladoras como la CNBV (Comisión Nacional Bancaria y de Valores).

Ejemplo de ello son las disposiciones publicadas el 19 noviembre del 2020 para las entidades de crédito, donde la comisión les solicita mantener a disposición de la CNBV la evidencia del cumplimiento de los requisitos mínimos generales, para la obtención del requerimiento de capital por Riesgo Operacional bajo el Método del Indicador de Negocio para las Instituciones de Crédito.

Arquitectura Empresarial y Procesos de Negocio

Los sistemas bancarios demandan de metodologías más robustas y confiables que les permitan seguir operando correcta y eficientemente. Así como contar con las siguientes tres líneas de defensa las cuales son sugeridas al implementar soluciones como ADOGRC del fabricante BOC Group:

  1. Documentación, Tener información actualizada de los procesos, roles participantes, entradas, salidas, aplicaciones, riesgos y controles.
  2. Confirmación: Tener claridad de las actividades y responsabilidades del capital humano y también de la participación de áreas como Riesgos, Procesos y TI.
  3. Auditoría: Mantener una auditoria que sea transparente en la medición de resultados y eficiencia operativa.

Además, la gestión del riesgo operacional es vital para la supervivencia de las entidades financieras y contar con sistemas robustos, que eviten riesgos operacionales, es hoy en día una necesidad de gran importancia y relevancia.

Conclusiones

  • Se debe contar con una Arquitectura Empresarial debidamente documentada: Procesos de Negocio, Procesos de Información y Arquitectura Tecnológica.
  • Tener un catálogo de Riesgos y Controles que estén ligados a los activos del negocio, pero sobre todo a los procesos del negocio, mismos que deberían ser catalogados también como activos.
  • Contar con una plataforma tecnológica que ayude a la gestión del riesgo, como puede ser:

En Linnoit contamos con diversos servicios y consultores que pueden ayudarte con la documentación de tus procesos, la auditoría de estos, o bien, con servicios y el licenciamiento de soluciones como ADONIS y HOPEX antes referidas.

 

PARA SEGUIR LEYENDO

Servicios integrados para la documentación de procesos

Un verdadero enfoque al cliente.

¿Qué es un mapa de procesos de negocio?

La madurez en los procesos de negocio.

 

Bibliografía:

https://www.mega.com

https://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5605312&fecha=19/11/2020

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7 pasos a evitar en un proyecto RPA | Linnoit
Artículos Procesos de InformaciónArtículos Transformación Empresarial

7 cosas a evitar en un proyecto de RPA

by Pablo Nava
written by Pablo Nava

Empezar un proyecto de automatización de procesos empresariales implica gestionar una serie de actividades que permitirán minimizar riesgos y tener un proyecto exitoso de RPA.

Guía para gestionar un proyecto exitoso de RPA

Hoy en día la automatización inteligente en las corporaciones ya forma parte de nuestra vida diaria, y seguirá obteniendo más terreno en el futuro cercano.

Es por eso por lo que muchas industrias están implementando Robotic Process Automation (RPA por sus siglas en inglés) dentro de sus organizaciones, ya que la automatización ya no es una alternativa, sino una necesidad, incluso hoy en día empezamos a escuchar temas por demás interesantes como “Un robot para cada empleado” y sus análisis correspondientes buscando respuestas a preguntas tales como ¿el empleado sería más productivo o menos productivo?, ¿podría reemplazar el robot al empleado? Preguntas que se antojan discutir en otro Post.

Los 7 pasos a evitar para lograr un proyecto exitoso con RPA

  1. Necesidad de capacitación de RPA en los desarrolladores (falta de habilidades en RPA y desconocimiento de la herramienta).
  2. Canales de comunicación inadecuados o deficientes.
  3. Deficiente Gestión del Cambio en los roles y personas participantes.
  4. Criterios de éxito mal definidos (alcance, presupuesto, logro de objetivos de negocio, tiempos de ejecución, tamaño del equipo de trabajo, etc.).
  5. Automatizar actividades que no son económicamente viables o cuyo grado de complejidad es muy elevado.
  6. Falta de visión y ambición en el proyecto de automatización (no tener un alcance End-to-End del Proceso de Negocio a automatizar, ya que no se sabe: ¿qué implementar?, ¿cuándo implementar? y ¿por qué implementar?).
  7. Falta de una arquitectura tecnológica robusta o desconocimiento de la infraestructura aplicativa y tecnológica en la organización.

Los 7 pasos antes mencionados te podrán ayudar a gestionar y evitar los errores más comunes que generan obstáculos y resistencias de cambio dentro de las organizaciones, ya que al no tener una visión clara de transformación te llevará directamente al fracaso del proyecto he ahí la importancia de las 7 cosas arriba descritas.

Recientemente en un proyecto donde tuve la oportunidad de participar en una empresa de la industria financiera de ahorros para el retiro, se tuvo especial cuidado en no caer en algunos de los puntos antes mencionados, así también el de salir lo antes posible de alguno de ellos en los que estábamos atorados.

Para ello se tuvo que implementar las metodologías adecuadas que representaran un proceso formal, incorporando una serie de métodos bien definidos para el análisis, diseño, implementación y pruebas de software y sistemas. Fue entonces que se optó en implementar metodologías ágiles con Scrum, teniendo sesiones de trabajo (Sprints) en el cual se definían 3 cosas principales que a continuación describo.

3 factores a considerar en metodologías ágiles y proyectos RPA

  • Foto actual del proceso
  • Las deficiencias y áreas de mejora
  • E iniciativas que se encontraban actualmente en marcha para mejorar el proceso

Esta foto de levantamiento detallaba los flujos de cada proceso de negocio, proporcionando al cliente una medición del dimensionamiento actual del proceso, sub-procesos y actividades basadas en KPIs (volumen, tiempo, FTEs). Esta foto consistía en diagramas de flujo basada en metodología BPM (As-Is, To-Be), modelado de casos de uso, perfil de procesos, documento funcional, QA´s y Testing.

De esta manera se logró llevar a cabo con éxito el desarrollo y la implementación de cada proceso propuesto con RPA utilizando la plataforma de Automation Anywhere, y superando las expectativas del cliente.

Es por ello por lo que te debes de asegurar de contar con un equipo especializado en cada una de las fases del proyecto como lo son los Consultores de Procesos que documenten y evalúen el impacto de las automatizaciones y los Desarrolladores de la plataforma RPA seleccionada, que monitoreen cada progreso de nuevas implementaciones, logrando construir un equipo de excelencia que te permitirá aprovechar todas las oportunidades de automatización y mantener la visión del proyecto.

Conclusiones

  • Se requiere de una capacitación adecuada en la plataforma RPA a utilizar.
  • Documentación del proceso que se busca eficientizar a través de la automatización por RPA.
  • Tener claridad sobre los objetivos, alcances deseados y la formación de un equipo de personal que pueda utilizar metodologías ágiles.
  • En Linnoit contamos con consultores que te pueden ayudar a documentar procesos, validar las tareas a optimizar y documentar los casos de uso para el equipo de desarrollo RPA. Contáctanos para más información.

PARA SEGUIR LEYENDO

Necesidad de capacitación en los desarrolladores de RPA (1/7)
Canales de comunicación inadecuados en proyectos de RPA (2/7)
Deficiente gestión del cambio en los roles y personas participantes en proyectos RPA (3/7)

Bibliografía:

https://www.automationanywhere.com

 

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falta vision ambicion en proyectos RPA - linnoit
Artículos Transformación EmpresarialProcesos de Negocio

Falta de visión y ambición en proyectos de automatización

by Pablo Nava
written by Pablo Nava

La automatización robótica de procesos es una tecnología que se utiliza cada vez más en las organizaciones empresariales. Sin embargo, la falta de visión y ambición en los proyectos de automatización los está haciendo menos efectivos.

La importancia de la ambición y visión en un proyecto de automatización

Para alcanzar el éxito en cualquier proyecto, siempre hay que tener ambición. Después de todo, luchar por los objetivos es fundamental para alcanzar objetivos concretos. Sin embargo, en muchas organizaciones confunden la ambición con la codicia, principalmente por no entender con claridad que es la ambición. La ambición es una disposición para enfrentar retos y crecer, mientras que la codicia es tener más de lo necesario. Para una organización que tenga claro los puntos anteriores, gana una posición destacada en el mercado, ya que la ambición impulsa lograr las metas deseadas llegando a ser más competitivas cada día.

De igual manera tener una visión de lo que se quiere hacer es fundamental para alcanzar el éxito en un proyecto, sin visión no hay liderazgo, no hay una fotografía final, tan solo un montón de actividades a realizar. Lo importante de la visión en proyectos de desarrollo en implementaciones de RPA´s es saber ¿qué implementar? ¿cuándo implementar? y ¿por qué implementar? Definir el alcance de la automatización y especificar qué es lo que no se incluye, aclara los motivos por lo cual algún proceso o actividad pudiera quedar fuera del proyecto.

La trampa de los beneficios en proyectos RPA

Es muy probable que al saber de todos los beneficios que tiene una implementación de RPA, muchas organizaciones toman la decisión de querer automatizar todo. Dicho lo anterior, es necesario ir comenzando poco a poco, de forma inteligente, detectando y analizando que procesos de negocio pueden realmente automatizarse. En este caso los mejores candidatos a automatizar son las tareas repetitivas y rutinarias, como lo es el manejo de grandes volúmenes de información. Posterior a esto se debe definir qué actividades son ideales a automatizar, cuándo implementarlas y en qué momento implementar cada uno de los procesos. Es necesario también tener en cuenta factores claves, como el tiempo que ahorrara, la frecuencia de las tareas, la criticidad y el esfuerzo que tomaría automatizarlas, por lo cual se debe de seleccionar solo los procesos que sean más beneficiosos para la organización.

La Tecnología y Procesos de Negocio óptimos como pilares del crecimiento

Las grandes empresas saben cómo crecer tanto en investigación y desarrollo, tecnología y rentabilidad operativa por ello tienden a tener una mayor claridad sobre el camino a seguir que facilite este crecimiento. Tienen claro además que los procesos de negocio óptimos y las tecnologías de información adecuadas son claves para un crecimiento sostenido. Tener que elegir qué procesos automatizar no es tarea sencilla, ya que se deben de considerar aspectos significativos para identificar el escenario más viable para lograr el éxito y estas grandes empresas por lo general saben cómo hacerlo.

Conclusiones

Grandes compañías han llegado a desarrollar e implementar tecnologías que hace unas décadas atrás ni lo pudiéramos haber imaginado, por mencionar algunas se encuentra Google, Microsoft y Facebook. Esto es posible gracias a la visión y ambición que tuvieron   en crear y desarrollar proyectos innovadores que ninguna otra empresa o persona pudiera tener, siempre buscando los procesos y la tecnología más avanzada para mejorar el negocio y la experiencia de los usuarios o clientes. Es por ello, que al momento de implementar un proyecto tecnológico de RPA es necesario e indispensable tener una visión clara de lo que se quiere llegar a tener, buscando cumplir con las mejores herramientas el alcance de las expectativas y los objetivos planteados hacia un futuro tecnológico.

En Linnoit estamos en la mejor disposición de ayudarte para lograr todo lo expuesto anteriormente, puedes Contactarnos para agendar una sesión. Y recuerda que es necesario tener en cuenta los 3 factores del éxito para cualquier proyecto:

  1. El Deseo, la visión de lo que se quiere llegar a tener
  2. La Voluntad, la difusión, el perfeccionamiento y la adopción
  3. La Disposición, las tecnologías y los procesos para hacer realidad la ambición

PARA SEGUIR LEYENDO

Automatizar actividades que no son económicamente viables o cuyo grado de complejidad es muy elevado (5/7)

Falta de preparación en Arquitectura Tecnológica robusta (7/7)

7 cosas a evitar en un proyecto de RPA (0/7)

Bibliografía

La historia detrás del éxito de Google

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la madurez en procesos de negocio | Linnoit
Artículos Transformación Empresarial

La madurez en los procesos de negocio

by Juan Hernández Llera
written by Juan Hernández Llera

Medir la madurez en los procesos de negocio permite dar el siguiente paso hacia la Mejora Continua y la Innovación.

¿Qué significa Madurez?

Madurez es el estado de una cosa que ha alcanzado su “pleno desarrollo”.

Este término aplicado a los procesos de negocio nos lleva a la conclusión de que “la madurez del proceso es un indicador de qué tan cerca está un proceso de negocio en desarrollo, de ser completo o capaz de mejora continua, a través de medidas cualitativas y retroalimentación”.

Por lo tanto, para que un proceso sea maduro, debe ser completo en su utilidad, automatizado, confiable en información y soportado por indicadores de negocio.

¿Para qué medir el nivel de madurez de un Proceso de Negocio?

Medir la madurez de un proceso de negocio resulta ser de gran utilidad cuando se pretende adoptar una cultura de mejora continua en la Organización. Gestionar la calidad de un producto o servicio, mediante un control adecuado de los recursos.

Un caso práctico…

Durante el trabajo que realicé en una empresa de manufactura de partes automotrices, tuve la oportunidad de participar en un proyecto, en el que pudimos establecer el nivel de madurez de los procesos de negocio, con la colaboración y participación del Top Management de la Planta.

Para poder tener más claridad y entendimiento de cómo establecer el nivel de madurez en cada proceso de negocio, nos basamos en los siguientes niveles definidos por el “Forrester Business Process Council Maturity Model” :

  1. No se comprende. No se formaliza, no se reconoce la necesidad.
  2. Ad-hoc ocasional. No consistente, no planeado, desorganizado.
  3. Repetible intuitivo. No documentado, ocurre sólo cuando es necesario.
  4. Definido documentado. Predecible, evaluado ocasionalmente, entendido.
  5. Medido bien administrado. Formal, a menudo automatizado, evaluado con frecuencia.
  6. Optimizado continuo y efectivo. Integrado, proactivo, generalmente automatizado.

Dado lo anterior, tuvimos sesiones con dueños de procesos, stakeholders y el Top Management.  Realizamos recorridos por cada mapa de proceso, identificamos riesgos, áreas de oportunidad y porcentaje de automatización de cada proceso, para finalmente determinar en qué nivel se encontraba.

Generamos una lista de iniciativas orientadas a la optimización de procesos y documentamos los requerimientos de automatización de los mismos. Realizamos sesiones con el área de Tecnología de Información, a quienes les presentamos el nivel de madurez de los procesos de negocio y los requerimientos de automatización necesarios para llevarlos a un mejor estado.

Fue así como el área de Tecnología de Información pudo definir un Portafolio de Proyectos y elaborar los planes de trabajo necesarios para desarrollar y entrar a un ciclo de mejora continua, de cada proceso de negocio de la Compañía.

La anterior fue una forma, considero, de una adecuada administración de los recursos económicos, técnicos y humanos de la empresa; ya que, con la claridad del resultado en mente, se define un camino de mejoramiento evolutivo de cada uno de los procesos, determinando estrategias de mejora en cada uno de ellos, para optimizar la calidad en el servicio.

Y en la empresa donde laboras ¿conocen el nivel de madurez de sus procesos de negocio? ¿Cómo determinaron dicho nivel

Conclusiones

  • Busca la mejora continua en los procesos más maduros de tu organización.
  • Busca innovar en aquellos procesos que tengas en tu estrategia de mejora continua.
  • Si requieres más información por favor Contáctanos, te invitamos a visitar el apartado de Servicios Profesionales de Consultoría para conocer más sobre nosotros.

 

PARA SEGUIR LEYENDO

Efecto del coronavirus en las empresas ¿Qué hacer?

¿Qué es un mapa de procesos de negocio?

Glosario de Transformación Empresarial.

 

Bibliografía:

Introducing Forrester’s BPM Maturity Assessment Framework

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SARS-CoV-2 Efecto en Empresas | Linnoit
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Efecto del coronavirus en las empresas ¿Qué hacer?

by Graciela López
written by Graciela López

Las empresas y negocios del mundo se enfrentan en la actualidad a los efectos del coronavirus COVID-19. Replantear nuevas estrategias les resultará inevitable cuando se trata de sobrevivir o de aprovechar las nuevas oportunidades ante este llamado inesperado al cambio.

Efecto del coronavirus

Días atrás, acudiendo a una cita con mi médico e inmersos en una plática por demás interesante, invariablemente terminamos tocando el tema sanitario de actualidad. La pandemia provocada por el COVID 19 o coronavirus.

En sus palabras, “El COVID-19 es parte de un proceso de selección natural, en donde mueren las personas enfermas, frágiles o débiles y subsisten las personas más saludables o fuertes. El planeta ya nos está demandando esto, somos muchos, así que, o subsistimos o morimos”.

Si tomamos en consideración dicha declaración y reflexionamos al respecto, será inevitable el darnos cuenta de que en el terreno empresarial existe el mismo efecto. Que, de la misma manera, los destinados a sobrevivir y poder dar cuenta de lo ocurrido a futuras generaciones, serán todos aquellos que por sus capacidades y/o habilidades hayan podido adaptarse y hacer frente rápidamente al cambio.

Ejemplo de esto es el ser testigos todos los días, de que, en el mundo, así como hay negocios que han dejado de existir, hay algunos que están naciendo y otros que están prosperando, incluso de forma exponencial. Producto de las oportunidades que el “nuevo mundo” o la “nueva normalidad” están ofreciendo (mayor explotación de redes sociales, comercio electrónico, trabajo a distancia, etc.) y estos aprovechando.

¿Qué debemos hacer?

¿Cómo logramos contar con una empresa lo suficientemente maleable que nos permita, no únicamente sobrevivir, sino desarrollarnos en cualquier entorno que se presente?

¡Una apuesta al orden, en medio del desorden!

Una manera perdurable y, sobre todo, con el mínimo de inversión; empieza con observar a la empresa como un sistema humano. Un sistema donde mente (esquema de gobierno) y cuerpo (resto de la organización) se encuentran en total alineación, de forma tal que lo que pase en la mente, se refleje en el cuerpo y viceversa.

Para preparar a la «mente», los pasos que hay que seguir, empiezan con la definición de una estrategia de negocios y su correspondiente modelo de negocio alineado a esta.

Una vez que contamos con ambos, diseñamos la arquitectura empresarial que soportará dicho modelo. A continuación, vendrá la definición de los objetivos, planes, presupuestos y claro, los planes de prevención o contingencia, a través de los cuales seremos capaces de sortear cualquier obstáculo en la consecución de nuestra estrategia.

Sin embargo, si bien todo lo anterior nos ayuda a trazar el itinerario del viaje, lo que verdaderamente provee la flexibilidad y ordenamiento para el cambio es, sin duda, lograr que el «cuerpo» funcione en concordancia con la mente. Esto se logra desarrollando una cultura tanto de gestión por procesos, como de gestión del cambio y, sobre todo, contar en nuestras filas con el perfil de gente adecuado que entienda, viva y promueva, nuestra dinámica de hacer las cosas.

Solamente así seremos capaces de convertir nuestro negocio en un ente tan maleable como el agua, solamente así podremos ser, no lo que queremos ser, sino lo que tenemos que ser.

Adaptarse o morir, ahora como nunca, es imperativo inexorable
de la naturaleza. – H.G Wells

Conclusiones

  • Buscar la flexibilidad operativa de las empresas, cuidando de su personal, proveedores y del mercado que atiende es la principal enseñanza de esta crisis sanitaria.
  • Contar con un plan de contingencia alineado a la estrategia de negocio, modelo de negocio y arquitectura empresarial.
  • Una gestión por procesos y una gestión del cambio que viva dentro de la cultura empresarial del negocio permitirá tener la flexibilidad que ante factores externos sea requerida.
  • Si requieres más información por favor Contáctanos, te invitamos a visitar el apartado de Servicios Profesionales de Consultoría para conocer más sobre nosotros.

 

PARA SEGUIR LEYENDO

La madurez en los procesos de negocio.

Un verdadero enfoque al cliente.

¿Qué es un mapa de procesos de negocio?

 

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