Cada proceso de negocio ya sea estratégico, constitutivo o de soporte, debe ser representado al menos en su forma más simple por lo que conocemos como mapa de procesos.
La Arquitectura Empresarial y los mapas de procesos empresariales
Antes de dar una definición de lo que es un mapa de procesos de negocio, debemos ubicarlo en el contexto de la Arquitectura Empresarial, la cual se encuentra conformada por la Arquitectura de Procesos de Negocio, la Arquitectura Aplicativa y la Arquitectura de TI.
Una Arquitectura de Procesos de Negocio sirve para representar en una sola página todos los procesos de negocio de una empresa o negocio; se trata de los procesos estratégicos, procesos core o constitutivos y procesos de soporte.
Cada proceso de negocio ya sea estratégico, constitutivo o de soporte, debe ser representado al menos en su forma más simple por lo que conocemos como mapa de procesos.
Función de los mapas de procesos dentro de los rediseños empresariales
Un mapa de procesos es una representación gráfica (o diagrama de flujo) de la secuencia de tareas o acciones que se deben ejecutar por distintos actores que desempeñan un rol en el proceso. En estos mapas, también se representan tiempos en que se desempeñan dichas tareas y las herramientas de información necesarias para ejecutarlas (sistemas, formatos, etc).
Estos mapas deben responder a las siguientes preguntas: ¿Qué se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo lo hace? ¿Cuándo lo hace?
Los mapas de procesos son herramientas muy simples y útiles para poder entrenar a las personas que desempeñan algún rol en el proceso de negocio, a fin de que tengan claro el total de actividades que se realizan y el valor que se espera producir al negocio, si cada actor del proceso ejecuta lo que se espera de él, de manera responsable e impecable.
Los mapas de procesos forman parte de un documento más completo de un proceso de negocio que en Linnoit llamamos ‘Perfil del Proceso’, en el cual se describen el objetivo y alcance del proceso, detalle de actividades, roles y responsabilidades, tiempo de ciclo, políticas y reglas de negocio, controles, entre otros.
¿Por qué hacemos mapas y perfiles de procesos?
Cuando trabajamos con mapas de procesos empresariales comúnmente buscamos alguno de los siguientes objetivos:
- Documentar el proceso: en ocasiones solo se requiere documentar el proceso actual (documentación As-Is) para el cumplimiento de alguna norma o para tener claridad en su operación.
- Rediseñar el proceso: partiendo de que existe un mapa del proceso actual (As-Is), se trabaja en el rediseño de éste (To-Be) buscando solucionar algún problema o mejorar su desempeño.
- Analizar el impacto en el proceso: en proyectos en donde se busca implementar una nueva tecnología o un cambio de práctica.
- Auditar el proceso: asegurar el cumplimiento de las normas de cada país o de terceros interesados, ajustando cualquier discrepancia.
Responsables para la creación y actualización de los mapas
En las grandes empresas, la tarea de crear los mapas cae en los dominios de las áreas de Procesos de Negocio, Mejora Continua o en ocasiones en el área de TI. Para el caso de pequeñas o medianas empresas, una práctica común, es subcontratar empresas de consultoría especializada como Linnoit.
Herramientas para mapear procesos empresariales
En el mercado existen soluciones de software ya probadas con estándares a seguir para modelarlos de una manera relativamente rápida y profesional. Algunas de las herramientas más utilizadas son:
- Adonis
- Appian
- Bizagi
- IBM Blueworks Live
- Mega Hopex
- Microsoft Visio
- Oracle BPM
Conclusiones
- Un mapa de procesos de una empresa es el primer paso dentro de la diferenciación empresarial basada en la eficiencia operativa.
- El Perfil del Proceso es el máximo nivel de detalle de un proceso, en donde se encuentra una sección específica para el mapa de procesos.
- Los mapas en cuestión son usados para entrenar a los actores de procesos a fin de que entiendan de manera simple la totalidad del proceso y lo que se espera de ellos.
- Los Consultores y los Analistas en Procesos de Negocio son los perfiles más indicados para documentar procesos de negocio.
- En Linnoit contamos con consultores en procesos con diversos grados de experiencia en la documentación, rediseño y auditoría de procesos empresariales. Contáctanos para más información.
PARA SEGUIR LEYENDO
Software de Seguridad Ruso ¿debo confiar?
La madurez en los procesos de negocio.
Un verdadero enfoque al cliente.
Glosario de Transformación Empresarial.
Bibliografía:
Appian, https://appian.com/
Archimate modeling, https://www.archimatetool.com/
Bizagi Modeler, https://www.bizagi.com/es
IBM BPM, https://www.ibm.com/mx-es/marketplace/process-management-software-in-the-cloud
Mega International, https://www.mega.com/es/plataforma-hopex
Microsoft Visio, https://www.microsoft.com/es-mx/microsoft-365/visio/flowchart-software
Oracle BPM, https://www.oracle.com/middleware/technologies/bpm.html
Pega, https://www.pega.com/es
