La automatización en las empresas es una de las áreas de mayor especialización y ha estado en auge en las últimas décadas. Al mismo tiempo, la aplicación de nuevos sistemas o plataformas se van ampliando, pasando desde la realización de un portal de e-commerce hasta la automatización robótica y automatización de procesos de todo tipo.
El reto de la comunicación efectiva en proyectos de transformación RPA
Lograr llevar a cabo un proyecto exitoso, indudablemente tiene como pilar la comunicación, ya que, es de vital importancia dentro de un equipo de trabajo.
De acuerdo a nuestra experiencia, la comunicación en muchas ocasiones suele ser el principal obstáculo para muchos proyectos de desarrollo, pues mantener un constante sistema de mensajes y respuestas, conocer los distintos roles de equipo, o simplemente saber escuchar, suelen ser de los aspectos más subestimados en proyectos de automatización.
Como resultado, los proyectos tienden a fracasar o bajar la productividad y la calidad del equipo de trabajo. Para que esto no ocurra y puedas llegar a tener un proyecto exitoso, no pierdas de vista los siguientes puntos:
- Falta de colaboración y compromiso: Si el personal que participa dentro de cada fase del proceso, y este a su vez no se siente integrado, su grado de compromiso será muy pobre. En muchos casos de proyectos de desarrollo, se genera una falta de colaboración por parte de los usuarios hacia los consultores de procesos y desarrolladores, esto a consecuencia de que la dirección invierte mucho tiempo en definir los objetivos estratégicos. Al no comunicarlos de manera adecuada, no logra el alineamiento del personal con la estrategia corporativa tan necesaria para el buen clima laboral y los resultados.
- Problemas de adaptación al cambio: Una débil o nula Gestión al Cambio son uno de los obstáculos más comunes que se pueden presentar en un proyecto de transformación, y en muchas de las veces estas son generadas por una mala comunicación de los objetivos estratégicos, que su vez incluyen nuevos procedimientos o implementación de nuevas tecnologías, por ende, el usuario tiende a temer perder sus responsabilidades y funciones principales. Además, que tenga credibilidad en los empleados, siguiendo los lineamientos o mejores prácticas de la gestión del cambio. La mejor táctica para sobrellevar esta situación es la de proporcionar o comunicar por medio de un canal el objetivo principal del proyecto a todos los usuarios involucrados de la organización, así como el de aclarar dudas y eliminar rumores que puedan correr dentro de la misma y que estas sean comunicadas por medio de una persona de confianza.
- Conflictos de Equipo: La comunicación dentro de un equipo de trabajo es de vital importancia en proyectos de transformación y automatización de procesos para lograr un proyecto exitoso. El conflicto es una característica natural de la interacción humana y es inherente a la gestión de cualquier proyecto, por ende, suelen presentarse en los diferentes niveles de la organización, el cual genera una barrera en cada uno de los integrantes del proyecto. Es por ello por lo que es indispensable prevenir, para llegar a alcanzar los objetivos planteados, teniendo un proceso sistemático con objetivos claros, roles específicos, un solo canal de comunicación y un protocolo de comunicación y comportamiento.
- Desconocimiento del organigrama de la empresa: En un proyecto de transformación es esencial tener bien definido el organigrama de la organización, ya que al tener una pobre comunicación interna impedirá al equipo tener clara cuál es la organización por departamentos de la empresa, las personas que forma parte de ella y sus funciones. De tal manera que no sabrán quien se encarga de qué temas generando ineficiencias y descoordinación.
La importancia de la comunicación en los proyectos de transformación
Comunicar significa compartir, poner en común ideas, sensaciones, opiniones y pensamientos. Por ello en la mayoría de los proyectos de transformación empresarial la comunicación juega un papel importante, ya sea para generar problemas y confusiones o para el manejo de conflictos.
Conclusiones
- La falta de compromiso, una deficiente gestión del cambio, un pobre manejo de conflictos y el desconocimiento del organigrama de la empresa y del organigrama del proyecto RPA son factores críticos a cuidar.
- En Linnoit contamos con consultores certificados en gestión del cambio que te pueden ayudar a minimizar los riesgos de una mala comunicación en tu proyecto de RPA. Contáctanos para más información.
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Deficiente gestión del cambio en los roles y personas participantes en proyectos RPA (3/7)
Criterios de éxito mal definidos en un proyecto de RPA (4/7)
