Empezar un proyecto de automatización de procesos empresariales implica gestionar una serie de actividades que permitirán minimizar riesgos y tener un proyecto exitoso de RPA.
Guía para gestionar un proyecto exitoso de RPA
Hoy en día la automatización inteligente en las corporaciones ya forma parte de nuestra vida diaria, y seguirá obteniendo más terreno en el futuro cercano.
Es por eso por lo que muchas industrias están implementando Robotic Process Automation (RPA por sus siglas en inglés) dentro de sus organizaciones, ya que la automatización ya no es una alternativa, sino una necesidad, incluso hoy en día empezamos a escuchar temas por demás interesantes como “Un robot para cada empleado” y sus análisis correspondientes buscando respuestas a preguntas tales como ¿el empleado sería más productivo o menos productivo?, ¿podría reemplazar el robot al empleado? Preguntas que se antojan discutir en otro Post.
Los 7 pasos a evitar para lograr un proyecto exitoso con RPA
- Necesidad de capacitación de RPA en los desarrolladores (falta de habilidades en RPA y desconocimiento de la herramienta).
- Canales de comunicación inadecuados o deficientes.
- Deficiente Gestión del Cambio en los roles y personas participantes.
- Criterios de éxito mal definidos (alcance, presupuesto, logro de objetivos de negocio, tiempos de ejecución, tamaño del equipo de trabajo, etc.).
- Automatizar actividades que no son económicamente viables o cuyo grado de complejidad es muy elevado.
- Falta de visión y ambición en el proyecto de automatización (no tener un alcance End-to-End del Proceso de Negocio a automatizar, ya que no se sabe: ¿qué implementar?, ¿cuándo implementar? y ¿por qué implementar?).
- Falta de una arquitectura tecnológica robusta o desconocimiento de la infraestructura aplicativa y tecnológica en la organización.
Los 7 pasos antes mencionados te podrán ayudar a gestionar y evitar los errores más comunes que generan obstáculos y resistencias de cambio dentro de las organizaciones, ya que al no tener una visión clara de transformación te llevará directamente al fracaso del proyecto he ahí la importancia de las 7 cosas arriba descritas.
Recientemente en un proyecto donde tuve la oportunidad de participar en una empresa de la industria financiera de ahorros para el retiro, se tuvo especial cuidado en no caer en algunos de los puntos antes mencionados, así también el de salir lo antes posible de alguno de ellos en los que estábamos atorados.
Para ello se tuvo que implementar las metodologías adecuadas que representaran un proceso formal, incorporando una serie de métodos bien definidos para el análisis, diseño, implementación y pruebas de software y sistemas. Fue entonces que se optó en implementar metodologías ágiles con Scrum, teniendo sesiones de trabajo (Sprints) en el cual se definían 3 cosas principales que a continuación describo.
3 factores a considerar en metodologías ágiles y proyectos RPA
- Foto actual del proceso
- Las deficiencias y áreas de mejora
- E iniciativas que se encontraban actualmente en marcha para mejorar el proceso
Esta foto de levantamiento detallaba los flujos de cada proceso de negocio, proporcionando al cliente una medición del dimensionamiento actual del proceso, sub-procesos y actividades basadas en KPIs (volumen, tiempo, FTEs). Esta foto consistía en diagramas de flujo basada en metodología BPM (As-Is, To-Be), modelado de casos de uso, perfil de procesos, documento funcional, QA´s y Testing.
De esta manera se logró llevar a cabo con éxito el desarrollo y la implementación de cada proceso propuesto con RPA utilizando la plataforma de Automation Anywhere, y superando las expectativas del cliente.
Es por ello por lo que te debes de asegurar de contar con un equipo especializado en cada una de las fases del proyecto como lo son los Consultores de Procesos que documenten y evalúen el impacto de las automatizaciones y los Desarrolladores de la plataforma RPA seleccionada, que monitoreen cada progreso de nuevas implementaciones, logrando construir un equipo de excelencia que te permitirá aprovechar todas las oportunidades de automatización y mantener la visión del proyecto.
Conclusiones
- Se requiere de una capacitación adecuada en la plataforma RPA a utilizar.
- Documentación del proceso que se busca eficientizar a través de la automatización por RPA.
- Tener claridad sobre los objetivos, alcances deseados y la formación de un equipo de personal que pueda utilizar metodologías ágiles.
- En Linnoit contamos con consultores que te pueden ayudar a documentar procesos, validar las tareas a optimizar y documentar los casos de uso para el equipo de desarrollo RPA. Contáctanos para más información.
PARA SEGUIR LEYENDO
Necesidad de capacitación en los desarrolladores de RPA (1/7)
Canales de comunicación inadecuados en proyectos de RPA (2/7)
Deficiente gestión del cambio en los roles y personas participantes en proyectos RPA (3/7)
Bibliografía:
https://www.automationanywhere.com
