La implementación de una tecnología RPA genera un ambiente de confusión, negación y temores ante el desconocimiento del grado de automatización pretendido por la organización. El éxito del mismo dependerá de la ejecución de la gestión del cambio.
La importancia de la gestión del cambio en los proyectos de RPA
Actualmente las organizaciones evolucionan su gestión a pasos agigantados. Es común hoy en día ver proyectos de automatización usando plataformas de RPA pero no es común ver una gestión del cambio acorde al reto.
La permanencia de una economía globalizada e interconectada, genera cambios continuos tales como:
- Nuevas condiciones de mercado
- Nuevas tecnologías
- Variaciones en la demanda de los clientes
- Costos de insumos
- Mayor competencia
Como resultado, estos puntos definen si una compañía se adapta y sigue en el negocio, o muere en el intento. Forzándola con ello a innovar.
RPA y la Gestión del Cambio
Como consecuencia de la evolución de nuevas tecnologías emergentes que las compañías adoptan en sus operaciones, con el fin de realizar actividades rutinarias a través de una interfaz gráfica de usuario, de una manera similar a como lo haría un ser humano (mimic), en este caso estamos hablando de RPA (Robotic Process Automation).
Las empresas compiten constantemente a nivel nacional e internacional con el fin de ofrecer costos de producción más bajos y mayor calidad en productos o servicios. Es por ello que, adoptan el uso de esta tecnología de RPA pero descuidan la gestión del cambio. Lo cual puede generar problemas de coordinación personal o departamental de los involucrados en los procesos a automatizar
Como resultado, se genera un ambiente de confusión, negación y temores ante el desconocimiento de la tecnología RPA a implementar. Por lo que se corre el riesgo de tener información imprecisa, una baja participación e involucramiento de los actores y horas de programación RPA desperdiciadas.
Elementos indispensables para la gestión de cambio en proyectos RPA
El proceso del cambio en cada uno de los departamentos involucrados es complicado ya que todas las personas muestran reacciones diferentes. Pero el cambio es inevitable, por lo que hay que tratar de acostumbrarse a él, sacar el mayor provecho posible y ser más competente ante los demás.
Para poder llevar a cabo las diferentes fases con una buena planificación y gestión de un proyecto de transformación, es necesario contar con los siguientes elementos para la gestión del cambio: creación de equipos de trabajo, sistemas de comunicación, cultura organizacional, liderazgo, claridad de objetivos, medición del rendimiento, aprendizaje continuo, reconocimientos y recompensas.
La mayoría de los problemas que se presentan en este tipo de proyectos están relacionados con una incorrecta gestión de la comunicación interdepartamental, ya que, se generan conflictos y situaciones que dañan la eficiencia, la productividad y el clima laboral.
Al no actuar a tiempo en este tipo de circunstancias terminarán por afectar los objetivos de negocio y beneficios de la organización, así como a su comunicación, reputación e imagen de la empresa.
Es responsabilidad del líder del proyecto o del sponsor del mismo, reconocer las dificultades que se presenten durante cada fase del proyecto. Así, la dirección deberá intervenir y mejorar este tipo de problemas, siempre en coordinación con otros departamentos, ya que eso mejora la comunicación y la confianza, aumentando la flexibilidad ante nuevos requerimientos.
Conclusiones
- Todo proyecto de RPA debe ir acompañado de un proyecto de Gestión del Cambio o Lean Change Management.
- Adoptar las prácticas de Lean Change Management en aquellos proyectos de RPA sobre la Cadena de Valor del negocio.
- Utilizar el Modelo Schneider o el modelo ADKAR como parte de la estrategia a usar de Lean Change Management.
- En Linnoit contamos con consultores certificados en Lean Change Management. Contáctanos para mayor información.
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Canales de comunicación inadecuados en proyectos de RPA (2/7)
Criterios de éxito mal definidos en un proyecto de RPA (4/7)
Bibliografía
