Criterios de éxito mal definidos en proyectos RPA

La tecnología está avanzando a pasos agigantados y cada vez se suele escuchar más sobre proyectos tecnológicos innovadores, estos requieren de una gran gestión y análisis antes de ponerlos en marcha, por ello, siempre hay que considerar o revisar puntos importantes antes de iniciar un proyecto de este tipo.

Cambios y tendencias tecnológicas por Covid-19

En la actualidad las corporaciones más grandes siempre están en constante evolución, mejorando sus procesos, productos y servicios, con el fin de poder brindar una mejor atención a sus clientes en los diferentes frentes que cuenta una empresa. Un claro ejemplo de hoy en día es el desafío que se tuvo en la forma de trabajar de las empresas por consecuencias del Covid-19, en donde muchos trabajos (en este caso tecnológicos) tuvieron que llevarse a cabo de manera remota, y que toda práctica o rutina tuvo que cambiar. Por lo tanto, muchas compañías se adaptan a nuevos cambios o siguen tendencias tecnológicas que surgen cada vez más frecuentemente, utilizando estas tendencias o cambios como un factor clave en el mejoramiento continuo hacia un viaje de transformación digital, de tal manera que identifican oportunidades de adoptar nuevas tecnologías con el fin de poder competir en un mundo más globalizado. Por ello las empresas han comenzado a implementar proyectos de RPA en sus organizaciones, este tipo de proyectos en su gran mayoría requiere de una gran capacidad para gestionar de forma eficiente un numeroso conjunto de elementos que intervienen como son: la definición de gran cantidad de actividades, sus interrelaciones, su orden, duración, costos, sus responsables y su oportuna y correcta ejecución en controles de cambio para cumplir con los acuerdos pactados en los diferentes departamentos que intervienen.

8 puntos importantes a considerar al realizar un proyecto RPA

En muchas ocasiones este tipo de proyectos suelen llevar una mala planificación por desconocimiento de lo que se quiere y debe hacer, a consecuencia de ello tienden a fracasar, ya que a veces no se llega a tener claro el alcance total del proyecto. Para tener una mejor idea de cómo implementar RPA y aprender de este proceso, analizaremos acerca de la importancia en las siguientes definiciones:

Alcance del proyecto: básicamente este punto es uno de los más importantes, porque todas las actividades que componen el proyecto o la fase deben de estar enfocadas en conseguir un mismo objetivo, por lo que los recursos, plazos, costos, ambientes, equipos y tareas -por mencionar algunos- necesitan ser considerados dentro del alcance, una vez realizado un análisis exhaustivo de lo que se requiere y plasmarlo dentro de un requerimiento (RFP).
Que se puede automatizar: la tecnología RPA ayuda a las organizaciones a funcionar de forma más eficiente, encargándose de tareas manuales y repetitivas haciendo que se quiera automatizar todo, sin embargo, se debe de empezar poco a poco y de forma inteligente, por lo que primero se debe de evaluar, analizar y detectar que procesos son realmente viables para automatizar.
Presupuesto del proyecto: el presupuesto es una herramienta muy valiosa para la ejecución de cualquier proyecto, pero en ocasiones hay deficiencias en la dimensión real del proyecto o por un análisis deficiente por parte del líder, esto a su vez genera una mala planificación y por consecuencia incumplimiento en los objetivos, elevando por mucho los costos planteados desde el inicio y retrasando el tiempo de finalización del proyecto RPA.
Logro de objetivos de negocio: son recursos muy importantes para la orientación de los esfuerzos de cada colaborador en la organización, de tal manera que se deben de establecer de manera clara y concisa, asignándoles un tiempo determinado para su cumplimiento. Una vez definidos se planea la manera de alcanzarlos, de una manera práctica, realista y de alineación con la estrategia del negocio.
Tiempos de ejecución del proyecto: el tiempo de ejecución de un proyecto RPA es indispensable para llevar un control del cumplimiento de las fases en los tiempos acordados, es por ello, que es necesario planificar cada una de las actividades y distribuir el tiempo de forma eficiente, teniendo en cuenta cualquier riesgo que pueda surgir. Por ello es muy importante tener una gobernanza solida (PMO) que garantice la implementación según lo planeado dentro del marco de tiempo y presupuesto previsto.
Roles en el equipo de trabajo: se debe contar por lo menos con los siguientes roles para la operación optima del equipo: Analista de Procesos de Negocio, Dueño del Proceso, Analista/Programador de RPA, Gestión del Cambio y Gestión de Proyectos.
Tamaño del equipo de trabajo: en si no hay una cifra exacta para determinar la cantidad de integrantes que debe de tener un equipo de trabajo, pero si se debe de considerar el tamaño de los procesos, las tareas a realizar, la complejidad de cada proceso y validar la magnitud de cada uno en cuestión a actividades vs el tiempo que se tiene para la ejecución de este. Con lo anterior, se podrá determinar la cantidad optima de integrantes.
Elegir el Partner Tecnológico: es importante conocer que servicios ofrece cada una de las empresas que se encuentran en el mercado, que valor pueden aportar a nuestra organización, evaluar soluciones de RPA y verificar que estas se adapten a las necesidades que la organización requiere.

Metodologías y Project Manager

Los puntos antes mencionados son de gran importancia, y por ello se debe de contar con los servicios de un Project Manager que pueda gestionar los tiempos, recursos, ambientes y todo lo necesario para llevar a cabo el proyecto de manera exitosa. Actualmente proyectos de este tipo utilizan metodologías de desarrollo de software para estructurar, planificar y controlar cada fase o paso del proyecto, algunas de las metodologías más utilizadas son: Agile, Scrum, Kanban, Lean y XP por mencionar algunos. Si requieres de apoyo profesional en tus proyectos, en Linnoit contamos con profesionales bien capacitados y certificados en gestión de proyectos, además de contar con una amplia experiencia en gestión de proyectos con metodologías agiles en diferentes áreas de la industria.

Conclusiones

En definitiva, poder llevar a cabo un proyecto exitoso con RPA no es fácil, por ello depende en gran medida de varios factores como los antes mencionados, así como también el grado de evaluación que se tiene, que no es otra cosa más que la valoración de sus riesgos, gastos, beneficios, recursos y elementos. Dicho de otra manera, se trata de buscar la mejor alternativa de ejecución, que implica situarse en escenarios hipotéticos, con el objetivo de que dichos escenarios planteen retos para el cumplimiento de las metas iniciales.