Tener un proceso empresarial documentado y rediseñado es la base para pensar en eficiencias a través de la automatización por RPA. Ante este reto es igual de importante tener la plataforma RPA ideal y un equipo de desarrolladores RPA debidamente capacitados.
Falta de habilidades y desconocimiento de la herramienta usada
El siglo XXI significa una gran oportunidad para los RPAs, ya que se encuentran en su máximo potencial de crecimiento dentro de las industrias corporativas.
Los RPA forman parte de las disciplinas de más rápido crecimiento en el mercado de TI que hacen posible la automatización de tareas repetitivas de los usuarios que manejan grandes cantidades de información día a día.
Es por ello que en el mercado laboral actual de México existe una alta demanda de profesionales de RPA, pero hay muy pocos profesionales que estén bien capacitados y que tengan las habilidades necesarias para implementar proyectos y se lleven a cabo con éxito.
Tener un equipo bien capacitado en RPA mejora en diferentes ámbitos el desarrollo de un proyecto de automatización, ya que esta se extiende a través de varios departamentos, en donde se requiere mucha experticia y un modelo centralizado, que tenga responsabilidades claras.
A continuación, mencionaremos los 5 errores más comunes que se presentan en proyectos de automatización con un equipo inmaduro, y con muy poca experiencia:
- Mala estimación de tiempos: Esto es un error muy grave que suele suceder, ya que en ocasiones el desconocer la herramienta de automatización y los alcances de cada proceso genera una mala estimación de tiempos y por consecuente también de costos, esto afecta fuertemente al cliente como al proveedor. El no realizar un buen análisis tanto de la herramienta de automatización a utilizar como de los Procesos de Negocio, genera un alto riesgo de sufrir cambios durante su ejecución, estos cambios se relacionan directamente al tiempo y costo.
- Insuficiente administración de riesgos: El no tener un equipo capacitado puede pasar por desapercibido un análisis exhaustivo de riesgos, esto afecta directamente a que los proyectos no sean culminados en el tiempo y con el presupuesto previsto. Hay distintos tipos de riesgos que se requieren administrar como lo son: riesgos asociados con los usuarios, factores de riesgos asociados al líder del proyecto, factores asociados a la ejecución del proyecto y factores de riesgos asociados al entorno.
- Utilizar tecnologías o herramientas no exploradas previamente: Cuando se implementan proyectos de automatización es muy importante que el equipo este capacitado y conozca la herramienta a utilizar. Un equipo inmaduro sobreestima el ahorro de la utilización de las nuevas herramientas o métodos que a su vez lleva tiempo en aprender a usarlo y usarlo de la forma correcta. Recorrer el camino de RPA en instancias de escalabilidad, sin conocimientos, pone en riesgo la implementación completa, así como también el riesgo de extender el tiempo de finalización de cada proceso a automatizar.
- Añadir más personal a un proyecto atrasado: El tener un equipo deficiente, con conocimientos débiles en la herramienta, genera una curva de aprendizaje y de formación en el personal, por ende, el proyecto tiende a retrasarse y por consecuente es necesario incorporar nuevos talentos que tengan las habilidades y los conocimientos técnicos, que ayuden como un soporte en los retrasos y de tal manera equilibrar el avance del proyecto incrementando el costo del proyecto.
- Escatimar en el aseguramiento de la calidad: Cuando hay proyectos que tienen equipos inmaduros destinan al menos un 10% del tiempo de desarrollo para las pruebas, esto con el fin de cumplir con las metas establecidas y sacar adelante la mayor cantidad de procesos automatizados que sea posible. Estimar este tiempo es un error grave en el cumplimiento, ya que no se puede garantizar que el Bot pueda realizar todo lo esperado de la manera correcta. Lo más recomendable es estimar un 30% del tiempo de desarrollo ya que pueden surgir ciertas variables que son cruciales para el aseguramiento de la funcionalidad del Bot.
El mundo globalizado hoy en día está creciendo de una manera exponencial, y por consecuente la industria de TI también, de tal manera que surge una alta demanda de profesionales bien capacitados con habilidades técnicas que aseguren el éxito de un proyecto.
Tener un equipo bien capacitado en el área será mucho más eficiente al momento de realizar sus funciones, y por ende aumentar la productividad de la organización.
Es indispensable tomar en cuenta los puntos anteriores al momento de ejecutar un proyecto de RPA, eligiendo elementos que cuenten con las herramientas necesarias para rendir de forma efectiva y eficaz en la ejecución del proyecto.
Lo anterior incluye que se tengan certificaciones de competencias y un alto nivel específico en el desempeño de determinados temas relacionados con la automatización de RPA, además de contar con los conocimientos necesarios para enfrentar los retos que el objetivo del negocio plantee durante el proceso de construcción.
Para finalizar te comparto una experiencia que tuvimos en una empresa que administra fondos para el retiro. Se nos contrató para rediseñar sus procesos de negocio y documentar los subprocesos que serían automatizados con RPA. La decisión de empezar con los procesos más complejos no fue la mejor ya que se obvió la curva de aprendizaje de los desarrolladores, lo que generó retrasos, retrabajos y malestares en la dirección de la empresa.
Conclusiones
- Una pobre experiencia o una mala capacitación en el uso de la plataforma RPA a utilizar generará errores en la estimación de los tiempos de desarrollo y crearán programas de baja calidad.
- Un equipo de desarrollo balanceado con programadores con alta y baja experiencia minimiza los riesgos antes citados.
- Empezar a automatizar procesos o tareas simples permitirá ganar confianza y experiencia en el equipo de desarrollo.
- Procesos o tareas complejas se deben trabajar una vez que los programadores tengan el dominio suficiente de la herramienta RPA, del proceso empresarial y se cuente con un alto compromiso de los dueños del proceso.
- En Linnoit contamos con consultores que te pueden ayudar a documentar procesos y casos de uso para el equipo de desarrollo RPA. Contáctanos para más información.
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